Ydelses sekretariat for Center for Virksomhedsvendte ydelser og pension, samt center for kontantydelser.

Vi har en bekymring for, at sekretariatsfunktionen/fællesfunktion vil opleve en kvalitetsforringelse, hvis den organisatorisk indplaceres under en anden ledelse end den søjle, vi understøtter.

Centrale opmærksomhedspunkter:
Tæt samarbejde med fagområderne
• Sekretariatsfunktionen er afhængig af tæt og løbende kontakt med de enheder, vi understøtter.
• Dette gælder blandt andet i forhold til personalesager, økonomi og IT-support.
• Derudover håndteres opgaver som udlevering af kontanter til sagsbehandlere i forbindelse med Ukraine-, pensions- og kontanthjælpssager.
• Et tæt samarbejde med sagsbehandlerne er afgørende for, at disse opgaver kan løses korrekt og effektivt.
Kendskab til lokale forhold og arbejdsgange
• Opgaveløsningen kræver indgående kendskab til lokale problemstillinger, arbejdsgange, medarbejdere og prioriteringer.
• Hvis sekretariatet organisatorisk eller fysisk adskilles fra de enheder, vi understøtter, er der risiko for, at vigtig viden og information går tabt.

Ledelsesnærhed og beslutningsveje
• Vi er bekymrede for, at en ændret ledelsesstruktur kan medføre mere bureaukratiske og længere beslutningsveje.
• I vores arbejde er det vigtigt at have en leder tæt på, som har kendskab til området og kan give hurtige afklaringer.

Placering af kontorelever
• Det fremgår ikke tydeligt af oplægget, hvor ansvaret for kontoreleverne fremadrettet skal placeres.
• Det anbefales, at elevansvaret forankres i sekretariatet, som allerede administrerer ansættelser, refusioner, løn og opfølgninger.

Samlet vurdering
• En organisatorisk flytning af sekretariatet vurderes at kunne svække kvaliteten i vores support.
• Opgaverne kræver tæt daglig kontakt med både ledelse og medarbejdere samt indgående kendskab til organisationen og økonomien.

Anbefaling
• For at sikre fortsat effektiv drift og høj kvalitet i opgaveløsningen anbefaler vi, at sekretariatet organisatorisk forankres direkte under centerchefen eller ledelsen for den søjle, som sekretariatet understøtter.