Høringssvar fra Fællesfunktionen VJH til ny organisering af MSB

Vi sender hermed et høringssvar til ny organisering af MSB på vegne af medarbejderne i Fællesfunktionen i Voksne, Job og Handicap. Vi bemærker helt grundlæggende at den nye organisering af MSB har en række uklarheder i forhold til, hvad der skal ske med vores støttefunktion både ift. ledelse, sammensætning og opkobling. Vi håber på at blive inddraget mere i den konkrete ramme for støttefunktionerne efter en beslutning om en ny organisering af MSB, og at man vil give den nødvendige frisættelse til, at vi kan tage hensyn til lokale forskelle i behov for ledelse og roller i støttefunktionerne. Vi har derudover nedenstående kommentarer.

1)Sammensætning af fællesadministrationer og uklarhed heri
I beslutningsgrundlaget for Ny organisering af Sociale Forhold og Beskæftigelse fremgår der en beskrivelse af, hvad de nye fællesadministrationer skal løse af funktioner, blandt andet basisøkonomi, HR, arbejdsmiljøunderstøttelse m.m. I vores nuværende Fællesfunktion løser vi, foruden de mere administrative opgaver, også faglig rådgivning og ledelsesunderstøttelse, blandt andet i forhold til faglige metoder og specialer, Fælles Faglig Strategi, kvalitet og dokumentation og ledelsesunderstøttelse af centerchefer. Disse funktioner står ikke beskrevet i materialet som en del af den nye Fællesadministration, hvilket vi finder bekymrende af flere grunde; Dels fordi den (fag)faglige understøttelse og ledelsesunderstøttelsen er helt afgørende for en velfungerende drift med borgernes livsmestring i fokus. Dels fordi, at den store breddefaglighed, som lige nu er samlet i Fællesfunktionen, er afgørende for en sammenhængende indsats for ledere, medarbejdere og ikke mindst borgere. Breddefagligheden og den tætte kobling i Fællesfunktionen aktuelt er ligeledes central i en effektiv, god og ensartet opgaveløsning på tværs.



2) Opkobling til driftsområde og stabe
Det er desuden beskrevet i beslutningsgrundlag for ny organisering af Sociale forhold og beskæftigelse, hvordan de ny ‘Fællesadministrationer’ leverer driftsnær administrativ understøttelse og er koblet til det enkelte forvaltningsområder. Her står dog også, at fællesadministrationerne refererer organisatorisk til Økonomi, Administration og Digitalisering. Det er således uklart, hvem vi fremadrettet er koblet og refererer til.
I den nuværende Fællesfunktion i VJH (Katrinebjergvej) er der en række funktioner, der understøtter fagligt i form af rådgivning og udvikling relateret til kvalitetsarbejde, undervisning og anvendelse af faglige metoder, dokumentation, og specialer. Derfor stiller vi os undrende over for opkoblingen til Økonomi, Administration og Digitalisering, når der også er en ‘enhed’, der hedder Organisation, Faglig udvikling og Sekretariat. Som det er nu, er Fællesfunktionen knyttet tæt til (især)udførercentrene i VJH og disses centerledelser og understøtter driften direkte i form af undervisning, sparring og ledelsesunderstøttelse. Vi anerkender behovet for at ensarte og effektivisere, men er bekymrede for, at denne nye kobling mindsker muligheden for, at funktionerne i Fællesfunktionen hurtigt kan levere løsninger til driften. De rådgivende/udviklende funktioner samarbejder i dag ofte med Fagligt Sekretariat og Organisation og Ledelse.

På baggrund af ovenstående kommer vi med følgende anbefaling til Fællesadministrationernes organisatoriske opkobling;

Vi anerkender ønsket om en tæt koordinering mellem Fællesadministrationerne og stabsfunktionerne. Vi er dog af den opfattelse, at en direkte opkobling til staben Økonomi, Administration & Digitalisering vil være uhensigtsmæssig af flere årsager:
- Fællesadministrationerne kommer potentielt til at rumme fagligheder, der ikke alle matcher denne stab, men vil have en kobling til alle stabene.
- En central stab vil alt andet lige have et andet fokus, end den decentrale organisation, vi som Fællesadministration har til formål at understøtte.
- Fællesfunktionerne vil komme til at opleve et uhensigtsmæssigt krydspres, når de både skal honorere ønsker fra den centrale stab, og fra forvaltningsområdet, og dermed er det også uklart hvem afgør hvad der er vigtigst af prioritere.

Vi anbefaler derfor, at Fællesadministrationerne kommer til at referere til det forvaltningsområde, de har til formål at understøtte. Det vil sikre, at driftsområderne vil opleve en bedre adgang til support, og at supporten i højere grad tager afsæt i forvaltningsområdets problemstillinger som det primære fokus.

Ønsket om koordinering mellem stabe og fællesadministrationer har flere facetter, end hvad der kan rummes i et organisationsdiagram. Koordineringen bør derfor løses ved hjælp af netværk, samt en tydelighed på roller, mandat og placering af opgaver

3)Forandringer og omorganisering i Fællesfunktionen
Vi står nu et sted i vores organisering, hvor vi kan begynde at høste erfaringerne fra sammenlægningen af Fællesfunktionen. De seneste 3,5 år har afdelingen været igennem flere omfattende organisatoriske ændringer.

Tidligere bestod vi af tre enheder, der understøttede Borgercentrene. I oktober 2022 blev vi omorganiseret til to enheder - Fællesfunktionen på hhv. Katrinebjergvej i Nord og Vikingedalen i Syd - med fokus på at støtte de nye udførercentre, som arbejdede med målgruppespecialisering frem for geografiske områder. Senest er disse to enheder blevet samlet til én, og vi har gennemført en arealoptimering, så vi nu er fysisk samlet på Katrinebjergvej. Samtidig er antallet af afdelingsledere reduceret fra tre til én.

Så mange organisatoriske ændringer kan medføre tab af forskellig karakter - både for den enkelte medarbejder og for organisationen som helhed. Derfor vil vi opfordre til, at der foretages grundige overvejelser, før der igangsættes yderligere ændringer i Fællesfunktionens sammensætning eller opgaveløsning. Vi ønsker fortsat at bidrage konstruktivt og understøtte vores del af opgaveløsningen i det nye set-up og den kommende organisering.

4) Ledelse af fællesadministrationer
Vi bemærker desuden en uklarhed i materialet omkring ledelsen af fællesadministrationer, hvor det til tider bliver beskrevet som én chef og to afdelingsleder, og andre steder som en chef og to teamledere. Det er uklart, hvad definitionerne af de forskellige “typer” af ledere er, og hvordan organiseringen kommer til at se ud. Derudover står der i materialet beskrevet “nye” retningslinjer for et ledelsesspænd i MSB, og dermed også for ledelsen i Fællesadministrationerne. I Fællesfunktionen i dag har vi en afdelingsleder, der supporter 33 medarbejdere fordelt ud på flere teams og dertil tre husassistenter. Dette er et større ledelsesspænd end beskrevet i materialet, og derfor er vi bekymret for, at dette vil betyde, at der vil ske en nedjustering i vores medarbejdergruppe, eller at nogle medarbejderteams skal flyttes til anden søjle.

5) 10% administrative besparelser
Vi bemærker, at det i materialet er uklart, hvordan de administrative besparelser vil ramme, herunder fordelingen af besparelserne. Dette skaber en bred bekymring for, hvilke funktioner der kan blive ramt. Det er centralt i sådan en besparelse, at serviceniveauet tilpasses tilsvarende, så det er tydeligt også fra politisk side, ift. hvilke opgaver vi ikke længere skal løfte. Hvis der reduceres i de funktioner, som er i Fællesfunktionen i dag, så vil de tilhørende arbejdsopgaver falde tilbage på afdelingslederne, og dermed påvirke driften i høj grad. Det er en bekymring, at afdelingslederne, som i forvejen har en bred opgaveportefølje, vil tillægges endnu flere arbejdsopgaver, og dermed ikke have tid til den faglige ledelse og generelle driftsnære opgave. Dette også i lyset af, at socialtilsynet med den nye tilsynsstruktur øger kravet om kvalitet ift. de enkelte kvalitetsmarkører og ikke længere vurderer tilbuddet i sin helhed.

6) Inddragelsesproces efter beslutning
Vi vil gerne lægge op til en inddragelsesproces, hvor de lokale administrative enheder på forvaltningsområderne inddrages tæt, når der skal findes ud af, hvad disse skal bestå af fremadrettet, og hvordan de refererer både ud i driften og til stabene efter en beslutning. Det er afgørende, at der er indsigt i de organisatoriske erfaringer, de etablerede arbejdsgange og de styrker, som den nuværende organisering i Fællesfunktionen bygger på. Vi har opbygget en stærk funktion, der leverer kvalificeret støtte til både udfører- og myndighedsenhederne - administrativt, økonomisk og fagligt - på et højt og stabilt niveau.