Først og fremmest vil vi gerne have lov til at komme med en stor kompliment til oplægget vedr. jeres nye møbelstrategi, som er meget ambitiøs og på alle måder er et godt tiltag med bæredygtighed, cirkulær økonomi og socialøkonomiske aktiviteter øverst på dagsordenen. Et spændende projekt, som også i fremtiden vil komme til at danne præcedens for kommende møbeludbud.
Scan Office vil gerne takke for muligheden for at kunne få lov til at kommentere materialet.

Generelt:
Vores anbefaling er at der skal laves en repræsentativ prøveopstilling MED fysisk præsentation pr. udbud. Vi vil gerne understrege vigtigheden i, der bliver mulighed for præsentation af tilbudsgiver. Årsagen er, at området er forholdsvist nyt og ikke nødvendigvis særligt indlysende for selvstudier og selv-observationer hos brugergrupper. I tilfælde hvor møblerne i tilbudsøjeblikket er ikkeeksisterende, skal ordregiver bede om en udførlig redegørelse for processen med mulighed for vurdering og vægtning. Dette kan f.eks. være ved møbler, der ønskes produceret af lokalt affald fra Aarhus Kommune (jf. afsnit Erhvervssamarbejde, punkt 10).
For at opnå den mest bæredygtige løsning i Aarhus Kommune, og muligheden for at blive CO2-neutral i 2030, bør I ikke vægte prisen som det højeste i udbuddene. Resultatet heraf vil være i modstrid med jeres ambitioner. Vores anbefalinger er, at I vægter TCO (Total Cost of Ownership) højest. For at gøre dette mere håndgribeligt og målbart, skal besvarelsen dække redegørelse for møblerne og ydelsernes samlede omkostninger i hele levetiden.

Ad. Indledning, punkt 4:
Hvad menes der med møbelbestand? Antal møbler på forskellige lokationer, møblernes beskaffenhed, eller?

Ad. Indledning, punkt 5:
Vi formoder, at der er tale om ”beslægtede” leverandører, så disse inddeles i nogle kategorier, hvor der er en række fællesnævnere, og der således ikke stilles krav til kurser/efteruddannelse i transport, løftegrej, håndtering af varerne m.v. hos de forskellige leverandører. F.eks. kan eller må møbelfolk ikke håndtere fødevarer. Vi vil gerne bede jer konkretisere, hvilke beslægtede varer og leverandører, der kan blive tale om og forventet omfang. Det stiller nemlig nye krav til vores logistikplanlægning og skal omkostningskalkuleres. I denne konkretisering kan I med fordel også inkorporere geografi mellem afsender og modtager. Dermed undgås ”taxakørsel/stjernekørsel”.


Ad. Erhvervssamarbejde, punkt 1:
Vi vil gerne bede jer definere begrebet miljøvaredeklaration, og hvad der menes hermed. Vi vil gerne understrege, at det er en umulig opgave at udarbejde en miljøvaredeklaration på 2. hand møbler. Vi har mange tusinde varer på lager, og der er langt fra alle, hvor disse informationer kan fremskaffes. Selvom fabrikat og model kan defineres, kan der være forskel i miljøvaredeklaration – afhængig af årstal for produktion. Det kan kun lade sig gøre med ny producerede møbler.

Ad. Erhvervssamarbejde, punkt 3:
Vi vil anbefale der laves en mock-up på et ”bæredygtigt kontor”.

Ad. Erhvervssamarbejde, punkt 7:
Hvad betyder incitamentsstrukturer? Dette bedes defineret nærmere.

Ad. Erhvervssamarbejde, punkt 1:
Vi kan kun bifalde at der gennemføres relevant uddannelse og opkvalificering af ledere og medarbejdere, der anskaffer møbler. I den forbindelse anbefaler vi, at Aarhus Kommune også giver de nødvendige tilladelser til at få tilført viden uden for kommunen, hvilket kan betyde virksomhedsbesøg, messebesøg i såvel indland som udland.

Ad. Erhvervssamarbejde, punkt 6:
Har Aarhus kommune overvejet at etablere nogle centrallagre evt. uden for Aarhus midtby? De forskellige leverandører kan levere til disse centrallagre. Herfra transporterer I selv et mixet produktsortiment frem til de enkelte leveringsadresser i kommunen såfremt det ikke kræver special håndtering eller montering. Eksempel: En skole skal rekvirere nogle møbler (der er færdigmonteret men blot skal pakkes ud), nogle kontorartikler, 2 tablets og gummihandsker til tandplejen. I stedet for at 4 lastbiler/transportvogne skal køre til skolen, kan I nøjes med 1, som har opsamlet varerne på et centrallager. Dette begrænser både CO2-udledning og trafik i jeres by.