1) Indledende kommentar vedr. tid brugt på ansøgning af tilskud
Indledningsvis vil vi gerne fremføre, at kommunens intention om at lette livet for foreningslivet i Aarhus er meget kærkomment. Efterfølgende kommentarer vedrører udelukkende hvordan denne lettelse af administrative opgaver bedst opnås med højst mulig sikkerhed for, at tilskud tilfalder reel aktivitet.

Som forening foretager vi allerede i dag en elektronisk registrering af fremmøde på samtlige aktiviteter i foreningen. Vi gør dette af følgende årsager: 1) tilskudsansøgning til Aarhus Kommune, 2) løbende opfølgning på fremmøde som en indikator for kvalitet i tilbud og medlemstilfredshed og 3) i tilfælde af evakuering af lokaler har instruktører overblik over fremmødte.

Uagtet Aarhus Kommunes fremtidige tilskudsordning kommer vi således til forsat at foretage løbende elektronisk fremmøderegistrering, hvorfor tilskudsordning uden krav om fremmøderegistrering isoleret set ikke kommer til at reducere vores administrative arbejde for de frivillige instruktører og trænere. Der vil være en begrænset reduktion i arbejdet med at akkumulere fremmøderegistreringerne på tværs af holdene. Aarhus Kommune kunne være behjælpelig med at reducere tidsforbruget på dette arbejde ved at indgå et samarbejde med de respektive udbydere af medlemssystemer og udarbejde en mulighed for digital fremsendelse af fremmødedata, som allerede ligger registreret i vores medlemssystem. En sådan elektronisk indberetning kendes allerede fra vores indberetning af medlemstal til det centrale foreningsregister (CFR).

2) Tilskud til samtlige mulige fremmødte – økonomiske konsekvenser
I sin nuværende udformning vil den foreslåede fremtidige støtteordning udløse tilskud til samtlige medlemmer af et hold/aktivitet, når medlemmet har været medlem i minimum 3 måneder i løbet af et kalenderår. Det samlede medlemstal til aktiviteten skal multipliceres med antal aktivitetstimer i kalenderåret. Tilskud bliver således baseret på en defineret beregning af muligt fremmøde i stedet for reelt fremmøde.

Dette vil for fortløbende aktiviteter, som udbydes hvert år og er organiseret med medlemskab af minimum 3 måneders varighed på hver side af nytår, betyde, at medlemmer medregnes selvom, de ikke har været aktive hele kalenderåret. Et eksempel:
- I sæson 2025/26 har et hold/aktivitet 30 medlemmer. Sæsonen løber september til maj og medlemmerne har således mere end 3 måneders medlemskab i begge kalenderår. Samtlige 30 medlemmer vil således tælle med i beregning af muligt fremmøde/tilskudsregnskabet for både 2025 og2026.
- I sæson 2026/27 har samme hold/aktivitet 35 medlemmer. Af disse er 15 medlemmer gengangere fra forrige sæson.
- I tilskudsregnskabet for 2026 vil indgå 30 medlemmer fra sæson 2025/26 og yderligere 20 (nye) medlemmer, som er tilmeldt samme hold/aktivitet i sæson 2026/27.
- Dermed bliver det samlede antal ’tilmeldte medlemmer’ jf. forslagets definition i alt 50 medlemmer.
- Antal tilmeldte medlemmer på 50 multipliceres med det samlede aktivitetstimer i kalenderåret (og på tværs af sæsoner). Dette beregnede tal vil grundet beregningsmodellen være større end det reelle fremmøde – og jo større udskiftning, der har været i medlemsskaren fra den ene til den efterfølgende sæson, jo mere fjerner det beregnede tal sig fra det reelle fremmøde.

Dermed favoriseres de aktiviteter og idrætsgrene, hvor der er relativt stor udskiftning i medlemsskaren på det enkelte hold/den enkelte aktivitet fra sæson til sæson på bekostning af aktiviteter med en loyal medlemsskare, som kommer sæson efter sæson. Indenfor idrætten vil denne indbyggede mekanisme i beregningsmodellen særligt slå igennem, hvor holdene/aktiviteterne arbejder med meget snævre årgange eller hvor holdene/aktiviteterne er defineret med relativt snævre kundskabsniveauer og dermed frekvent hold-/aktivitetsskifte. Dertil kommer en evt. forskydning til andre tilskudsområder end idræt.

Yderligere en kompleksitet med den foreslåede definition af en ’tilmeldt deltager’ findes i de foreninger, som driver et fitnesscenter med mulighed for holddeltagelse. Fitnesscentre tilbyder ofte mulighed for deltagelse i aktivitet på hold, som lever op til kravene om deltagelse med andre og under instruktion. Det kan være ugentlige indoor cycling hold, yoga, fitness etc. Samtlige medlemmer af fitnesscenteret har mulighed for at tilmelde sig disse aktiviteter, og der kan derfor opstå den situation, hvor foreninger indenfor rammerne af de foreslåede definitioner vil kunne registrere over hundrede medlemmer af fitnesscenteret som ’tilmeldt deltagere’ på holdaktiviteter, hvor de fysiske rammer muliggør et fremmøde på et langt lavere antal.

Hvis de foreslåede definitioner implementeres, forventer vi således som en relativ stor forening med mange børn og ungemedlemmer, at vores indberettede beregnede tal for aktivitetsniveau vil ligge noget over vores nuværende indberettede tal, og kan samtidigt være tvivlende overfor, hvorvidt denne udvikling i tallene vil være i tråd med kommunens formål med fordeling af støttemidler.

For at imødegå tidligere nævnte udfordring med en systematisk overestimering af muligt fremmøde, kunne man forestille sig flere modeller. En kunne være, at foreningerne for nogle kortere definerede tidsperioder end et kalenderår skal føre statistik med det mulige antal fremmødte til et givet hold/en given aktivitet – f.eks. have månedlige medlemsregistre pr. hold/aktivitet. Denne eller andre modeller vil blot give foreningerne en anden form for administrativ byrde end fremmøderegistrering.

3) Tilskud til samtlige mulige fremmødte – administrative konsekvenser
Såfremt vi skulle indberette muligt fremmøde i henhold til de foreslåede definitioner, vil vi skulle etablere nogle nye processer. Ved afslutningen af sæsonen - typisk op imod sommerferien – sletter vi i dag de medlemmer fra et hold/en aktivitet, som ikke har tilkendegivet, at de ønsker at fortsætte på holdet/aktiviteten i den kommende sæson. Dette vil vi fortsat skulle gøre for til enhver tid at have retvisende lister over tilmeldte. For at kunne indberette efter de foreslåede definitioner vil vi yderligere skulle indføre følgende nye opgaver:
- Inden medlemmer, som ikke ønsker at fortsætte den kommende sæson, slettes, vil vi skulle udarbejde en fuld liste over samtlige tilmeldte til holdet/aktiviteten i foråret.
- Ved afslutningen af kalenderåret vil vi skulle udarbejde en fuld liste over samtlige tilmeldte til holdet/aktiviteten i efteråret.
- De to lister for henholdsvis foråret og efteråret vil manuelt skulle samkøres, og vi skal have fjernet eventuelle dubletter/gengangere.
- Dernæst skal det manuelt tjekkes, at medlemmerne på listen lever op til kravet om minimum 3 måneders medlemskab i løbet af kalenderåret.
- Efter at have sammenkørt listerne og tjekket for varighed af medlemskab, vil antallet af tilbageværende medlemmer udgøre antallet af ’tilmeldte deltager’ for den pågældende aktivitet/det pågældende hold, og dette antal skal multipliceres med det samlede antal aktivitetstimer for holdet/aktiviteten i kalenderåret.
- Denne procedure vil skulle gennemføres for hvert af klubbens hold/aktiviteter med deltagere indenfor aldersgrænserne.
- Dernæst kan det samlede aktivitetstimer for holdene/aktiviteterne summeres og indsendes til kommunen.

Proceduren til beregning af det samlede aktivitetstimer for samtlige hold, vurderer vi helt klart, vil tage betydeligt længere tid end de timer, vi pt. bruger på at akkumulere fremmødestatistik på tværs af vores hold/aktiviteter.

Disse hold- eller aktivitetslister for henholdsvis foråret, efteråret og det samlede kalenderår vil – modsat de anonymiserede fremmødestatistikker, vi arbejder med i dag – selvklart indeholde personhenførbare informationer. Dette vil for nogle foreninger muligvis give anledning til, at foreningens privatlivspolitik skal genbesøges. Såfremt kommunen vælger at gennemføre de foreslåede regler for beregning af aktivitetsniveau, vil det være vigtigt, at vejledningen også indeholder tydelig anvisning på, hvor langt ind i fremtiden, foreningerne skal gemme dokumentation for deres beregninger, så formål og tidshorisont for opbevaring af disse oplysninger kan blive afspejlet i foreningernes procedurer og privatlivspolitik.

4) Samme tilskud til alle aldersgrupper og reduktion af minimum holdstørrelse
Som tidligere nævnt foretager vi som foreningen elektronisk fremmøderegistrering, og eftersom stamdata omkring fødselsdato og dermed alder ligger registreret på medlemmet, har vi mulighed for at opdele fremmødestatistikken i ønskede aldersgrupperinger, uden det udløser ekstra administrativt arbejde. Som princip hilser vi en ensretning af tilskud til de forskellige aldersgrupper, samt inklusion af de 0-2-årige velkomment.

Såfremt kommunen vælger at gennemføre forslaget i høring, og tilskudsregnskabet overgår til en beregning af ’muligt fremmøde’, vil et forsat ønske om opdeling på aldersgrupper øge tidsforbruget til de nye manuelle opgaver og procedure beskrevet i foregående afsnit en del, da aktivitetstimer vil skulle beregnes på medlemsniveau og ikke på hold/aktivitetsniveau.

Ligesom vi hilser inklusion af de 0-2-årige velkomment, hilser vi inklusion af aktiviteter med 2 og 3 deltagere velkomment.