Høringssvar ang. ny organisering af Administrative Fællesskaber
- fra LMU, ledelse og bestyrelse i Dagtilbuddet Christiansbjerg

LMU, , ledelsen og bestyrelsen i Dagtilbuddet Christiansbjerg har med stor bekymring og forundring læst de foreslåede ændringer i organiseringen af de administrative fællesskaber. I dette høringssvar uddyber vi vores væsentligste bekymringsområder.
Man har i Aarhus Kommune tidligere haft løn og administration centraliseret. Der var en grund til, at man i sin tid gik væk fra denne organisering. Man ønskede at få de administrative medarbejdere tættere på den lokale opgaveløsning – for at skabe en lettere og hurtigere opgaveløsning, samt for at beskytte både de pædagogiske lederes og dagtilbudsledernes arbejdsmiljø. Dette bør man ikke glemme nu.

Vi er klar over, at de foreslåede ændringer skal ses som en besparelse, men der er eksempelvis ikke taget højde for, at man ved de foreslåede ændringer fuldstændigt mister lokalkendskabet. Lokalkendskab betyder et indgående kendskab til afdelingens/dagtilbuddets økonomi, rutiner, personalesammensætning mm., og deri ligger en stor besparelse i sig selv, da der løses enormt mange store og små ad hoc-opgaver, som uden lokalt kendskab vil tage uforholdsmæssigt lang tid at løse. Det kan være alt fra hjælp til diverse it-systemer til oprettelse af personale i BAM, opfølgning på ferie og sygdom, barsel, ansvar for PA-elever, indkøb, booking af lokationer (til personale-arrangementer), fremsøgning af materiale fx på AarhusIntra og hjælp til onboarding af nye medarbejdere (særligt nye pædagogiske ledere).

Vores primære bekymring går på, at vi ser en meget stor risiko for en markant opgaveglidning i de fremlagte organiseringsændringer, da flere administrative opgaver vil ende hos pædagogiske ledere og dagtilbudsledere. Særligt de pædagogiske lederes arbejdsmiljø er under hårdt pres, hvilket Aarhus Kommune er meget bevidst om. Det er vigtigt at holde sig for øje, at der er stor forskel på hvilke administrative kompetencer de pædagogiske ledere besidder, og derfor kan det blive en meget stor belastning for de pædagogiske lederes arbejdstrivsel, hvis de får en endnu større administrativ arbejdsbyrde. Forslaget harmonerer således meget dårligt med Aarhus Kommunes strategi om bæredygtig ledelse og ledelse tæt på.

Med den nuværende organisering får både pædagogiske ledere og dagtilbudsledere i dag stor hjælp og vejledning til de opgaver som volder problemer. Administrative medarbejdere med indgående kendskab til dagtilbuddet er direkte årsag til, at de pædagogiske ledere kan give afkald på en væsentligt mængde administrative opgaver, og i stedet bruge deres tid og kompetencer på kerneopgaven. Det er bydende nødvendigt for de pædagogiske lederes arbejdspres (og dermed trivsel), at de understøttes i den administrative del af deres arbejde. Hertil kommer at flere administrative medarbejdere har superbruger-funktion ind i flere systemer, hvilket dagligt fungerer som støtte til de pædagogiske ledere.

I Dagtilbuddet Christiansbjerg er både dagtilbudsleder og administrativ medarbejder placeret i dagtilbuddet, da der ikke er plads på skolen, og vi får løst alle vores opgaver uden problemer og uden unødig forsinkelse. Primært af den grund at medarbejderen er tæt på ledelsen i dagtilbuddet, og fordi det er samme medarbejder der løser opgaverne. Dette til stor gavn for de pædagogiske lederes arbejdsmiljø/trivsel.
Det er de hurtige, personlige og kompetente svar, der både giver den hurtigste og bedste opgaveløsning. Vi har brug for den relationelle tilknytning til den administrative medarbejder, for at skabe den bedst mulige opgaveløsning. Fjerner man den relationelle tilknytning, så fjerner man også det indgående kendskab til afdelinger, ledelse, økonomi/løn, og det vil gå direkte mod ønsket om at skabe en besparelse, ligesom det vil øge arbejdsbyrden for de pædagogiske ledere. Vi har således meget svært ved at få øje på gevinsten i de foreslåede ændringer.
Vi ser det som afgørende for en god og tryg opgaveløsning, at det er samme person der sidder med løn og økonomi. Der skal være tillid til, at det er kompetente medarbejdere, der varetager de økonomi-relaterede opgaver. Det er eksempelvis svært at holde opfølgningsmøder, hvis den administrative medarbejder ikke er helt inde i dagtilbuddets økonomi.
Der ligger også en anden væsentlig kilde til tidsoptimering/besparelse i et indgående lokalkendskab – nemlig når der er behov for fejlfinding. En stor indsigt i dagtilbuddet som helhed har enorm betydning for processen, når der opstår fejl, som skal rettes.

I den sammenhæng har vi også brug for at understrege, at de fysiske møder mellem ledelse og administrative medarbejdere ikke blot er vigtige men nødvendige for at løse opgaverne bedst muligt. Hvis ledelsen eller de administrative medarbejdere skal fragte sig fra vores dagtilbud til Grøndalsvej for at holde møde, vil det koste ca. 30 minutter – hver vej. Og det er altså hver gang der er behov for et fysisk møde. Igen finder vi det vanskeligt at få øje på en besparelse, hvis man samtidig skal have løst opgaverne tilfredsstillende.

Der er de seneste år blevet investeret mange penge på mange af de lokale skoler for at gøre plads til de administrative fællesskaber. For øjeblikket er en ombygning i gang på vores lokalskole bl.a. med henblik på at lave rum for dagtilbudsledelsen og administrationen. Nu vil man så flytte en del af de administrative opgaver væk, og det bliver således svært at få øje på en reel besparelse i denne løsning.

Hvis man reelt ønsker en besparelse, så burde man kigge tilbage på dengang de administrative medarbejdere var ansat i dagtilbuddet. Vi betaler i dag 174.545 kroner ekstra for ekstern ledelse af den administrative medarbejder, men får reelt set udført den samme opgave. Dengang lykkedes vi også med at skabe et netværk for de administrative medarbejdere i de omkringliggende dagtilbud, således de kunne sparre og rådføre sig med hinanden.

Slutteligt vil vi nævne, at Aarhus Kommune bør have en meget stor bekymring for en potentiel medarbejderflugt blandt de administrative medarbejder grundet øget transporttid til arbejde, bekymring for nye omgivelser, kollegaer, ledelse, arbejdsmiljø mm. Vi ser derfor en fare for, at det kan blive svært for Aarhus Kommune at fastholde de dygtigste administrative medarbejdere, da disse let kan skaffe sig job andetsteds.
Hvis de foreslåede ændringer (stik mod vores kraftigste anbefalinger) alligevel vedtages, så foreslår vi, at man fysisk samler dagtilbudslederne i lederfællesskaber (i klyngerne), hvor der så bliver et fast administrativt fællesskab tilknyttet. Det vil stadig være en forringelse af den nuværende situation, men dog bedre end de foreslåede ændringer.

På vegne af LMU
Pia Weibel
Pædagog Børnehaven Thorshavnsgade

På vegne af ledelsen
Karin Lykke
Dagtilbudsleder
Dagtilbuddet Christiansbjerg

På vegne af en enig bestyrelse
Jeppe Olsen
Formand for bestyrelsen i Dagtilbuddet Christiansbjerg