Mårslet Skole d. 30.11.23
Høringssvar vedr. ny organisering af administrative fællesskaber
Afsendt af MED-udvalg og Skolebestyrelsen på Mårslet Skole
Børn&Unge skal spare. Det skal ske med mindst mulig betydning for kerneopgaven, og derfor er det naturligt at undersøge mulige administrative besparelser og effektiviseringer. Der har været tilrettelagt en involverende proces med organisationens forskellige parter. Det er godt.

Processen har - for os at se – medført en bevidsthed og konsensus om, at der er et behov for administrative medarbejdere på skolerne. Konkret foreslås en løsning med en ”front-office-funktion”.
Det er afgjort bedre end ingenting, men vi vil tillade os at være kritiske i forhold til, om det er tilstrækkeligt, om det er besparende og om det er den rigtige vej at gå. Vi mener, der er bedre løsninger.

Processen har også gjort os opmærksomme på, at oplevelsen af og tilfredsheden med de administrative fællesskaber, som de er nu, er meget forskellig i de 26 enheder. I al beskedenhed mener vi i vores administrative fællesskab at være lykkes ret godt med at samarbejde, effektivisere og mindske opgaveglidning fra administration til ledelse med afsæt i, at vi alle er her for børnene og de unge, og vi hjælper og respekterer hinanden.

I processen med ny organisering oplever vi, at man har taget udgangspunkt i de administrative fællesskaber, hvor det ikke har fungeret, og valgt - på den baggrund - at kaste det hele op i luften igen og sætte nye streger med afsæt i en centraliseringstankegang. Vi kunne have ønsket os, at man havde fastholdt det decentrale udgangspunkt og været oprigtigt nysgerrig på, hvordan man arbejder de steder, hvor det administrative fællesskab fungerer og havde lært og udviklet videre derfra.

4 år er kort tid til implementering og forkastelse af en struktur. Omorganiseringer er belastende - økonomisk, menneskeligt og for opgavevaretagelsen. Vi håber derfor, at der denne gang vil gå mere end 4 år, før der skal slås nye streger igen, så de relationer, der skal bære det hele igennem i dagligdagen kan skabes. Vi ser i modellen et forsøg på at tænke mere langsigtet. Derfor er det endnu mere vigtigt, at løsningen også bliver langtidsholdbar. Administrativ forankring på skolerne er for os at se helt afgørende…. Fordi ….
• Pres på kerneopgaven øger behovet for pædagogisk ledelse. Administrative medarbejdere frigiver tid til pædagogisk ledelse

• Det er urentabelt at lade dyre medarbejdere løse opgaver, som med samme eller bedre kvalitet kan løses af mindre løntunge medarbejdere. Opgaveglidning fra administrative medarbejdere til ledelse koster både på kvalitet og trivsel.

På folkeskolerne i Aarhus kommune oplever vi for tiden, at der implementeres store og omfattende forandringer, som - hver for sig - kræver stor ledelsesmæssig opmærksomhed: Bredere Børnefællesskaber, Relationel koordinering, Mellemformer, Klyngeorganisering, +klasser, CO2-reduktion, affaldssortering m.m. Alt sammen gode tiltag med anerkendelsesværdige formål, men også tiltag der kræver stærk ledelsesmæssig opmærksomhed.
Når man oven i det hele lægger skolens dagligdag med flere børn i mistrivsel, og hvor økonomien er præget af en kraftig underfinansiering af specialområdet, så er der brug for pædagogisk ledelse: For ledere der har god tid til at understøtte i teamsamarbejde, forældresamarbejde, give pædagogisk sparring, afvikle netværksmøder og medvirke i tilrettelæggelse og gennemførelse af skoledagen.

Det er MEDs og skolebestyrelsens bekymring, at det forslag, der nu er sendt i høring, vil betyde, at skoleledelserne får mindre tid til ledelse tæt på kerneopgaven.

Administrative medarbejdere på skolen for børnenes, brugernes og borgernes skyld
Som fremhævet indledningsvist erkender man i høringsforslaget, at ”der er en del opgaver, som kræver lokal tilstedeværelse for at kunne lykkes med at understøtte kernefunktionerne der”, og at en ”front-office-funktion derfor vil være væsentlig at bevare på skolerne”.
At front-desk-funktionen er væsentlig er en stærk underdrivelse i vores optik. Funktionen er afgørende nødvendig. På Mårslet Skole er vi over 1000 daglige brugere (børn, medarbejdere, ledelse) og derudover forældre, samarbejdspartnere, leverandører osv, hvilket medfører et hav af både simple og komplekse opgaver, der kræver tilstedeværelse for at kunne handle på dem – det gælder alt fra at trøste, sætte plaster på, vise vej, vejlede, hjælpe med oplysning, mindre former for sagsbehandling, registreringer osv, osv.

Samtidig har vi en række ledelsesopgaver, der gør, at ledelsen ikke vil være tilgængelig på kontoret:
Lærere og pædagoger, der er alene med op til 28 elever i klassen, kan have brug for her-og-nu-hjælp fra ledelsen. Vi afvikler netværksmøder, har møder på Grøndalsvej, sparringsmøder med eksterne, møder m. forældre, akutsager, personalesamtaler osv osv. hver eneste dag og uge. Konsekvensen af manglende administrative medarbejdere vil derfor ofte være ubemandede kontorer i skolens primetime. Så et spørgsmål fra MED og Skolebestyrelsen til beslutningstagerne er: Ønsker vi skoler i Aarhus, hvor døren til kontoret er låst i dagtimerne, fordi der ingen medarbejdere er at træffe? Nej vel!
I forslaget står, at ”vi skal have en drøftelse og afklaring af, hvilke opgaver der SKAL løses ved lokal tilstedeværelse, og hvilke der KAN løses fra distancen”. I MED og skolebestyrelse mener vi, at spørgsmålet bør stilles omvendt: Hvilke opgaver SKAL (eller kan med stor gevinst) løses ved at samle administrative medarbejdere væk fra skolen ved indføring af en centraliseringsmodel? Og hvilke opgaver kan lige så godt (eller næsten lige så godt) fortsat løses fra skolerne som nu, så vi kan bibeholde de administrative medarbejderes daglige understøttelse af børn, medarbejdere og ledelse ude på skolerne og dermed sikre en smidig og effektiv dagligdag med bedst mulig kvalitet i kerneopgaven?

De administrative medarbejdere skal fortsat forankres på skolerne – derfor er de gode spørgsmål:
Kan man forestille sig at kunne komme i mål med den ønskede ”harmonisering, professionalisering og effektivisering på opgaveniveau” ved kun at samle de administrative medarbejdere fysisk én gang om ugen, evt. suppleret med virtuelle møder, og at de i den resterende tid er de forankret på skolerne? Og er det overhovedet nødvendigt at samle de administrative medarbejdere så meget væk fra skolerne/borgerne i en digital tidsalder?
Kunne det gøre det mindre sårbart – og samtidig give et bedre arbejdsmiljø for såvel administrative medarbejdere og på skolerne -, at der ikke kun er én medarbejder tilknyttet en skole, men flere, som kan have mere fleksibel tilstedeværelse og også understøtte hinanden på tværs?
Kan front-desk-arbejde med fordel kombineres med reelle administrative opgaver inden for fx elevadministration og løn, som det er nu? Det mener vi.
Og vil den organisering ovenikøbet være en bedre ramme for administrationsledernes ”distanceledelse”, fordi det giver bedre mulighed for de administrative medarbejdere for ”at overtage nogle af de driftsmæssige og rådgivningsmæssige opgaver, som i dag typisk varetages af administrationslederne”, som er beskrevet som et mål i materialet?

For os at se giver fjernelsen af 11 administrative ledere stort set den administrative besparelse, som man er bedt om at komme i mål med. Derfor burde der være råderum til mere end én administrativ medarbejder på skolerne, - i hvert tilfælde hvis man undlader at opfinde en helt ny funktion som ”front-desk-medarbejder”.
Mårslet Skoles MED-udvalg og Skolebestyrelse ønsker inderligt, at man vil tage disse spørgsmål alvorligt, inden man lander på en endelig beslutning om organisering af de administrative fællesskaber, da det nuværende forslag for os at se uundgåeligt vil påvirke skolernes kerneopgave i en negativ retning.



Ledelse af kantinepersonale og understøttelse af Klynger
MED og Skolebestyrelse mener endvidere det er relevant at forhold sig til følgende:
Hvem skal have ledelses- og driftansvar for skolernes kantiner og personalet dér?
Det er en betydelig opgave, hvis vi ønsker udvikling og fx at gå i en mere CO2-neutral og grønnere retning. Lige nu har skoleleder driftsansvaret og administrationsleder personaleansvaret. Det forekommer ikke hensigtsmæssigt.
Tænkes de administrative fællesskaber at skulle have en understøttende rolle i forhold til samarbejdet i de nye ”Klynger”?
Det er stadig uklart, hvordan Klynger i praksis skal være svar på udfordringen med stigende mistrivsel hos vores børn og de unge. Men økonomi vil nok være en faktor, når vi skal finde løsninger i samarbejde. I den sammenhæng er det relevant at medtænke, at de samarbejdende ledere vil referere til 4 forskellige administrative fællesskaber og 4 forskellige chefer (2 områdechefer og 1 PPR-chef og 1 chef for PUF).
Vi kan være bekymrede for, at denne kompleksitet kan blive en hæmmende faktor i Klyngesamarbejdet.

På vegne af MED-udvalg og skolebestyrelse på Mårslet Skole



Rikke Lysholm Christensen Jacob Steen Jensen Inge Pedersen
Formand for Skolebestyrelsen Næstformand i MED Formand i MED