Høringssvar fra de administrative medarbejdere i AF Åby-Åbyhøj, 01. 12. 2023.
De administrative medarbejdere fra AF Åby-Åbyhøj vil gerne starte med at takke for den gode proces, som har været meget inddragende, selvom møderne har været fortrolige. Tak, fordi vi måtte komme med opmærksomhedspunkterne til centralisering og decentralisering tidligt i processen.
Vi vil gerne fortælle, hvordan vi har arbejdet for at understøtte Gammelgaardsskolen, Åby Skole, Gl. Åby Dagtilbud samt Åbyhøj Dagtilbud i 2023:
• Vi dækker Åby Skole og Gammelgaardsskolen samt Åbyhøj Dagtilbud og Gl. Åby Dagtilbud.
• Vi har oprettet 3 teams; Løn, Økonomi, Sekretariatet, der også har Indkøb. Der er et sekretariat på hver skole.
• Vi har oprettet et fælles AF-nummer, som både eksterne og interne brugere kan bruge. Derved er der altid nogen til at tage opkaldet. Hver skole har stadig deres hovednummer, som sekretariat betjener.
• Vi har oprettet fælles postkasser til Løn, Økonomi og Indkøb, så der ikke bliver sendt direkte mails til de adm. medarbejdere, og derved er vi ikke så sårbar ved fravær.
• Vi kender vores opgaver inden for de 3 teams. Der er stadig mange justeringer indenfor sekretariatet, som vi i fællesskab arbejder videre på.
• Økonomiteam sidder på Åby Skole og har økonomi for både skole og dagtilbud.
• Lønteam sidder på Gammelgaardsskolen og har løn/fravær for både skole og dagtilbud.
• Økonomi- og løn er vant til at arbejde på distancen og kommer også gerne ud til skolerne / dagtilbuddene, når der er brug for det.
• Vi har oprettet fælles workshop til både skole og dagtilbud, så ledelsen og medarbejderne får den understøttelse, de har brug for.
• Økonomi og løn er blevet afskærmet for telefonbetjening og front-desk henvendelserne, og det har fungeret rigtigt fint, da man er to adm. medarbejdere på hver skole under sekretariatet. De hjælper også hinanden på tværs af skolerne.
• Vi har indført 4 dages arbejdsuge for dem, der ønsker det. Der er to, der har valgt denne ordning (dvs. beskæftigelsesgraden er fordelt på de 4 arbejdsdage). Løsningen er selvfølgelig sårbart for dem, der sidder i sekretariatet, men vi er sikker på, at vi også havde fundet en løsning, hvis der var et ønske om 4 dages arbejdsuge.
• Vi føler os hørt og lyttet og fået mange gode ting med. Vi har fået lov til at præge vores måde at arbejde på, og vi er blevet rigtig glade for det.
Vi ser ikke med store bekymringer for forslaget, der er i høring.
Vi kan se, nogle sårbarheder ved at adm. lederne skal dække 4 skoler. Vi håber, at skoledelens Løn og Økonomi fortsat kan samles på 1 eller max 2 skoler med mulighed for at køre ud, når der er behov og administrationslederen også kan have en fast base på en skole.
Til sidst vil vi komme med følgende opmærksomshedspunkter set ud fra et arbejdsmiljøperspektiv fra vores to AMR´ere:
1. Der er en bekymring for, at de administrative medarbejdere skal vælge deres ønsker til fremtidige opgaver og fysisk placering/organisatorisk tilknytning uden viden om leder og kommende kollegaer. Det kunne være ønskeligt, at ledelsesprocessen er helt afsluttet, inden de administrative medarbejdere skal vælge deres fremtidige tilknytning.

2. Der er en bekymring omkring det krydspres frontpersonale kan komme til at stå ifm. opgaveløsninger, skoleledelsens forventninger om serviceniveau og forventninger fra den administrativ ledelse. Ligeledes er der en bekymring for, at de administrative ledere skal dække 4 skoler, og derved vil det ikke være muligt med synlig og nærværende ledelse.

3. Der er en bekymring for de administrative medarbejdere ift. tidsplanen, hvori det er beskrevet at en opsplitning af medarbejdere først vil blive effektueret i efteråret 2024. Dette kan give dårligt arbejdsmiljø og en risiko for at dygtige medarbejdere rejser ud af kommunen. Er det muligt, at processen kan være afsluttet før sommeren 2024, så medarbejderne kan gå på sommerferie med ”ro i maven”.

4. Har man overvejet muligheden for at samle alle økonomi og løn- og personalemedarbejdere på skoleområdet, som der ligges op til i fase 3 allerede i fase 1. Så undgår man, at medarbejderne skal flyttes igen frem mod 2030. Der er en bekymring for, at de kan komme til at gå i meget lang tid, før de får en afklaring på, hvor de skal være fysisk placeret. Dette skaber et meget dårligt arbejdsmiljø, og kommunen vil risikere at dygtige medarbejdere flygter fra kommunen.

5. Der er et ønske om, at der udarbejdes en tydelig opgavebeskrivelse af, hvilke opgaver der løses af de administrative medarbejdere, og hvad der løses af skolernes ledelse. Ligeledes er der behov for en beskrivelse af serviceniveau.
SÆRLIG OBS!!!!!
- Der skal afsættes tid til, at det er en særlig opmærksomhed på de administrative medarbejdere, da hele processen udløser usikkerhed omkring deres fremtidige fysiske rammer, arbejdsopgaver, nære kollegaer og ledelse.

Med venlig hilsen
Kathrine Høgh Andersen, Mina Alizai, Rita Villumsen, Kirsten Egeriis, Lone Fogh samt Mai Pham Vo